Långsam datainsamling ett hinder i hållbarhetsrapportering

Det finns många parametrar att samla in hållbarhetsdata för och rapportera kring, men energianvändning är gemensam nämnare för alla företag. Tyvärr blir då också komplexiteten kring energidata ett gemensamt huvudbry för alla företag. Långsam datainsamling, dålig datakvalitet och svårigheter att hantera och agera på datan brukar räknas till de största utmaningarna med hållbarhetsrapportering och hållbarhetsredovisning.

Långsam datainsamling

Excel-ark på gränsen till kollaps och oändligt långa mejlslingor är vardagen för många som jobbar med att sammanställa hållbarhetsdata. Känns det igen?

För många är de spretiga, manuella processerna fortfarande en del av hållbarhetsarbetet. Hållbarhetsansvariga som mailar eller ringer runt till olika fastighetsförvaltare, jagar in avläsningar och matar in dem manuellt i ett stort Excel-ark. Det kostar tid att jaga mätvärden manuellt, och just tid är ofta en bristvara. (Vår kund Iver hade detta problem när de skulle samla in underlag för att mata in i sitt verktyg för hållbarhetsrapportering.)

Både hållbarhetsansvariga och fastighetsförvaltare har viktigare saker att göra än att jaga energidata. I tider då företag lägger så mycket resurser på digitalisering, effektivisering och datadrivna lösningar är det svårt att förstå att så mycket av hållbarhetsarbetet fortfarande sker manuellt, och i takt med att hållbarhetskraven växer kommer ni att växa ur era Excel-ark. Det är orimligt att manuellt mata in och hantera data på timnivå, dagsnivå eller ens månadsnivå i ett kalkylark. Istället behövs verktyg och processer för att snabbt få in och hantera de stora mängderna hållbarhetsdata, och rutiner för att kontrollera att de insamlade mätvärdena faktiskt stämmer.

Dålig datakvalitet och spårning

En annan vanlig utmaning som brukar dyka upp när hållbarhetsdata samlas in är just bristen på kvalitetssäkrad data. Det spelar ingen roll hur mycket data ni har fått in om kvaliteten på den datan inte håller måttet.

För ett par år sedan kanske det räckte med att skicka runt en Excel-fil, få in mätvärden i rätt kolumner, tacka så vänligt för siffrorna man fått och blint förutsätta att de stämmer. Så ser det inte ut idag. Det ställs högre och högre krav på spårbarhet och kvalitetssäkring – särskilt om ni tar med externa hållbarhetsrevisorer i processen. All rapporterad data måste kunna bevisas och försvaras. Vem rapporterade in datan? När gjordes det? Vilken tid avser värdet? Och, inte minst, stämmer det?

Manuellt insamlad data kan försvinna, eller rent av förvanskas (alla har kanske inte stenkoll på hur formateringar funkar i Excel). Utan ett digitalt fotspår och processer för kvalitetssäkring står er trovärdighet på spel. Kvalitetssäkrad data är dessutom avgörande om ni ska kunna förbättra era resultat – för utan bra data är det svårt att göra verkliga förändringar.

Svårigheter att agera på hållbarhetsdatan

Många företag väljer att hållbarhetsrapportera trots att de inte omfattas av lagkraven för hållbarhetsrapportering. Anledningarna till detta brukar vara att man vill öka transparensen inom bolaget, och för att man som företag faktiskt vill göra bättre ifrån sig. Men om siffrorna som står i den slutgiltiga rapporten inte alls är smickrande så är det för många redan för sent att bli bättre.

På grund av den komplexa datainsamlingen blir ofta hållbarhetsrapporten en reaktiv årlig sammanfattning, istället för en möjlighet att jobba proaktivt med förbättringar. Samlar ni till exempel in all data för 2021’s hållbarhetsrapportering under mars 2022 så är det inte bara för sent att göra något åt 2021 års slutsiffror, utan ni ligger också tre månader efter i arbetet att förbättra 2022’s hållbarhetssiffror.

Hållbarhetsdata behöver samlas in löpande. Först då kan ni se om siffrorna är på väg att skena, och vidta åtgärder för att bli ännu bättre. Men för att verkligen kunna jobba med hållbarhetsoptimering måste ni också skapa engagemang i organisationen och involvera både anställda och kunder som har möjlighet att påverka.

Dela med er av hållbarhetsdatan

Vår kund Vasakronan har sett att just delandet av data är ett slagkraftigt sätt att få med sig hyresgästerna på nya åtgärder. Atrium Ljungberg, en annan av våra kunder, motiverar sina hyresgäster att se över sin förbrukning och själva vidta åtgärder genom att dela med sig av energidatan i sin användarportal.

Genom att få feedback och se resultatet av de förbättringsåtgärder som gjorts blir det enklare att motivera både kollegor och kunder att hjälpa till i hållbarhetsarbetet. Hur mycket minskade utsläppen när vi bytte elavtal? Vad gjorde det för skillnad att vi installerade ett nytt styrsystem? Hur påverkade min insats slutresultatet?

Så när all data äntligen är insamlad och filen HÅLLBARHETSRAPPORT_XXXX_FINAL_3.xlsx är färdig, var hamnar den då? Och hur jobbar ni med den då? Den färdiga rapporten, såväl som alla delmål som tagit er dit, bör stå i centrum i både intern och extern kommunikation. Att göra hållbarhetsrapporteringen meningsfull för alla inblandade är en strategisk insats som kommer att underlätta det kontinuerliga arbetet med hållbarhet.

Sammanfattning: Best practice för smidig hållbarhetsrapportering

Med rätt verktyg blir metoderna för insamling av hållbarhetsdata och processerna för validering och verifiering av datan både enklare och bättre.

• Gå från manuell till digital insamling av energidata och annan hållbarhetsdata. Med automatisk insamling till en digital plattform sparar ni tid, undviker krångliga Excel-ark och slipper manuell jakt på mätvärden.
• Ha verktyg, rutiner och metoder för datakvalitet. Med digitaliserad energidata får ni full spårbarhet och kan vara säkra på att de siffror ni samlar in och presenterar i er rapport håller för granskning.
• Jobba proaktivt med förbättringsåtgärder. Samla in data löpande för att kunna följa och förbättra era hållbarhetsinsatser.
• Dela med er av hållbarhetsdatan. Använd datan för att göra rapporteringen meningsfull och skapa engagemang bland alla som berörs av hållbarhetsarbetet.

Vill du veta mer om Metrys datainsamling och hur vi kan hjälpa er att få koll på er energidata till hållbarhetsrapporten? Hör av dig till någon av våra produktexperter!