Suveränitet och portabilitet – framtidens viktigaste systemkrav för er energidata

En kravspec för energiuppföljning skriven 2022 kunde vara mycket noggrann. Rapportmallar, behörighetsnivåer, integration mot fastighetssystemet, krav på hur avvikelser ska visas i vyn. Det som inte fanns med var en rad om att datan skulle gå att läsa maskinellt av en AI-agent, eftersom ingen frågade efter det då. Idag är det en av de vanligaste frågorna som ställs när företag utvärderar sin tech-stack. Men systemet som upphandlades 2022 rullar fortfarande.

En kravspec beskriver nuläget, systemet ska leva längre än så

Offentliga upphandlingar av energiuppföljning utvärderas på funktionskrav: en lista med saker systemet ska klara, som poängsätts och vägs mot pris. Kraven skrivs utifrån hur verksamheten arbetar när upphandlingen görs, vilket är det enda underlag som finns att utgå från. Det är tidsspannet som skaver. Ett ramavtal får enligt lagen om offentlig upphandling som huvudregel löpa i högst fyra år, och för ett kontrakt finns ingen lagstadgad gräns så länge avtalstiden är proportionerlig. Mätarstrukturen och historiken lever betydligt längre än båda. Datan ni samlar in under det här avtalet kommer att behöva användas i minst ett system till, förmodligen flera.

Det som inte står i utvärderingsmatrisen väger noll. En leverantör som gör det enkelt att flytta data får ingen poäng för det, och en leverantör som gör det svårt förlorar inga. Men det betyder inte att det inte kostar er. 

Kostnaden för att byta system syns aldrig i anbudet

När systemet väl ska bytas ligger historiken och mätarstrukturen kvar hos leverantören som samlade in den. Vi pratar regelbundet med tekniska förvaltare och systemansvariga som sitter mitt i ett byte och upptäcker att exporten finns på pappret, men tar månader i praktiken. 

Ägandet av datan står oftast redan i avtalet. Rådigheten över den gör det sällan. Skillnaden märks först den dag ni vill ha ut allt: går det att göra själva, när ni vill, i ett format som någon annan kan läsa in, eller måste jobbet beställas av den part ni är på väg att lämna?

Det som behöver kunna flyttas är hela sammanhanget. Mätpunktsstrukturen, taggarna och kopplingen mellan mätare och byggnad är det som gör värdena begripliga i ett nytt system. Har ni löpande åtkomst till alltihop under hela avtalstiden kan ni flytta i den takt ni själva bestämmer, prova datan i ett nytt system innan det gamla sägs upp och ta med er åren bakåt in i nästa upphandling. Når ni datan bara genom en beställning hos leverantören blir utflytten en förhandling, och den förhandlingen förs i det läge där ni har minst att sätta emot…

Ingen visste 2022 vad datan skulle användas till 2026

Generativ AI är det tydligaste exemplet på varför långa funktionslistor åldras. För några år sedan fanns frågan knappt på agendan hos fastighetsorganisationer. Nu handlar samtalen om ifall det går att ställa frågor direkt till energidatan, om en agent kan hämta förbrukningen för ett helt bestånd utan att någon exporterar en fil först, och vad datan behöver uppfylla för att svaren ska bli tillförlitliga.

Kravet som hade hjälpt gick att skriva redan 2022, utan att veta något om vad som skulle komma: att all data ska gå att hämta ut maskinellt, i dokumenterat format, med historiken intakt. Ett sådant krav åldras inte, eftersom det beskriver åtkomsten till datan och lämnar användningsområdet öppet. Samma sak gäller det som kommer efter AI-agenterna, vad det nu blir. Du behöver inte veta exakt vad som ska hända för att kunna skriva kravet.

Fem krav att ta med i nästa kravspec

Kraven nedan handlar om er data och fungerar därför oavsett vilken leverantör ni landar i. Digg och Upphandlingsmyndigheten har tillsammans med flera andra aktörer tagit fram rekommendationer för upphandling av data, med färdiga förslag på kravtexter, och flera av punkterna nedan ligger nära dem.

1. Ägandet av data och metadata. ”Beställaren äger all insamlad mätdata och tillhörande metadata, inklusive mätpunktsstruktur, taggar och ansvarsfördelning. Leverantörens nyttjanderätt är begränsad till att leverera den avtalade tjänsten.” Metadata tar år att bygga upp och är dyr att återskapa.
2. Export i öppet format, utan särskild beställning. ”All data ska kunna exporteras i ett öppet, maskinläsbart format, till exempel CSV eller JSON, av beställaren själv och utan konsultinsats.” Annars blir varje utflytt ett uppdrag som ska prissättas av den part ni är på väg att lämna.
3. Åtkomst via dokumenterat API under hela avtalstiden. ”Beställaren ska under hela avtalstiden ha åtkomst till all sin data via ett dokumenterat API. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att en tredje part ska kunna läsa in datan.” Det här är kravet som håller längst, eftersom det gäller lika mycket för ett BI-verktyg, en hållbarhetsplattform eller en AI-agent.
4. Historiken följer med, hela vägen bakåt. ”Exporten ska omfatta hela den historik som finns registrerad i systemet, oavsett vilken avtalsperiod värdena samlades in under.” Utan flera år bakåt går det inte att jämföra före och efter en åtgärd, och energideklarationer och hållbarhetsredovisning bygger på serier över tid.
5. Villkor för avslut skrivna redan i avtalet. ”Vid avtalets upphörande ska en fullständig export av data, metadata och struktur levereras inom ett angivet antal arbetsdagar, till en kostnad som anges i anbudet.” Priset för att lämna och ta med er data ska vara känt när ni jämför anbud.

Fem punkter i en kravspec kostar ingenting att skriva. De flyttar bedömningen från vad systemet visar upp idag till vad ni kan göra med er data när förutsättningarna ändras.

Så länge insamlingen och uppföljningen ligger i samma system är det dessutom samma leverantör som äger både datan ni vill flytta och verktyget ni flyttar ifrån. Det finns ett sätt att komma runt det.

Låt insamlingen ligga kvar när uppföljningssystemet byts

Metry är ett renodlat insamlingssystem. Vi samlar in, kvalitetssäkrar och strukturerar energidatan, och lämnar energiuppföljning, hållbarhetsanalys och hyresgästfakturering till dem som är experter på det. Datan når ni via ett öppet API som ingår för alla kunder, och via färdiga integrationer till de flesta större energiuppföljningssystemen. Att ni äger er data står i våra avtalsvillkor, och strukturen ni bygger upp följer med vidare. Ett systembyte blir då ett byte av analysverktyg, medan insamlingen fortsätter som vanligt.

Ska ni köpa in ett nytt system för energi-och hållbarhetsarbetet? Hör av er, så går vi igenom hur ni kan framtidssäkra er datainsamling.