Strategiska tips för energiuppföljning med Power BI

I juni höll vi tillsammans med Business Vision ett webinar på temat Energiuppföljning i Power BI. I den här bloggposten har vi sammanfattat några strategiska tips som vi delade med oss av under webinaret, så att du kan få ut det mesta av systemet.

Vad är Power BI?

Power BI är ett marknadsledande analys- och visualiseringsverktyg från Microsoft som gör det möjligt att skapa tydliga rapporter för att få nya insikter och fatta mer välgrundade beslut, och med verktyget kan ni få en mer flexibel och datadriven energiuppföljning. Med Power BI kan du skräddarsy hur du vill visualisera och analysera din data från både Metry och andra datakällor.

Det som är så smidigt med just Microsoft Power BI är att de flesta organisationer redan har tillgång till verktyget genom Officepaket. Därför väljer många fastighetsbolag att komplettera sina befintliga system med Microsoft Power BI, både för energiuppföljning och interna rapporter.

Men bakom alla snygga grafer och visualiseringar finns förstås en massa data, och för att kunna använda sig av den behöver ni få koll på var den finns, vem som har tillgång till den och hur den ska hanteras. Därför kommer här tre tips på hur ni lägger en bra grund för energiuppföljning med Power BI!

Tips #1 Visualisera med Proptechstacken

Var finns er data?

Det är verkligen enkelt att presentera data i Power BI eftersom systemet är byggt för att kunna hämta data från en mängd olika datakällor. Förutom att följa upp din data från Metry kan du till exempel följa upp olika hyresgästundersökningar eller nyckeltal för ekonomi och bokföring

Men enkelheten att koppla på många olika källor kan också leda till att det snabbt blir oöverskådligt, och ju större projekt som dras igång desto större är risken att köra fast eller röra till det. För att undvika att detta händer bör du först göra en översikt över alla datakällor som ni har tillgång till och kan tänkas vilja använda. Du behöver helt enkelt visualisera er tekniska infrastruktur i en bild.

Vi kallar den här tekniska infrastrukturen för Proptech-stacken, och i den ingår fem vertikaler där varje del representerar olika funktioner i verksamheten:

• Hyresgästkommunikation
• Tekniskt underhåll
• Energi- och sensordata
• Uthyrning och kontrakt
• Ekonomi och bokföring

Ovanför alla dessa har vi datalagret (i detta fall Power BI) som sammanställer data från alla olika vertikaler. Genom att gå igenom de olika vertikalerna och dokumentera vilka system ni använder er av kan du se vilken data ni har tillgång till, och utvärdera hur ni får tag i den.

Tips #2 Äg er data och accessen till den

Hur får ni tag i er data?

Det säger kanske sig självt, men för att ni ska kunna analysera er data i Power BI behöver ni kunna få ut den från de system ni har identifierat i Proptech-stacken, och då är det viktigt att ni äger er data. All data måste inte fysiskt finnas lagrad i era databaser utan det är helt okej att lagra datan hos underleverantörer – det är så IT-landskapet ser ut idag, och det är faktiskt säkrast så. Det du måste se till är att ni kan få ut den från underleverantören.

Om ni ställer frågan “kan vi få ut datan?” så får ni alltid svaret “ja”. Men det kan vara dyrt, krångligt, ta tid och det kanske aldrig blir så bra som ni förväntade er. Så fråga istället “vad kostar det att få ut datan till Power BI?” och “hur lång tid tar det?”. Var specifik och ställ krav på underleverantören.

I Metry äger ni alltid er data och det är enkelt att exportera data direkt från portalen, eller skapa skräddarsydda exporter med vårt API.

Tips #3 Använd Power BI som sekundär datakälla

Hur ska ni hantera er data?

Det kan vara lockande att koppla upp DUC:ar och undermätare direkt till Power BI, eller att läsa in filer direkt från energibolagen. Men vad händer med mätvärden som är fel och måste rättas? Plötsligt blir Power BI en primär datakälla där man också sköter insamlingen, ändrar värden, felsöker och gör uppskattningar av saknade värden, och viktiga aspekter som kvalitet och struktur faller bort. För ni skulle väl aldrig låta Power BI vara den primära datakällan för till exempel bokföring?

Säg att du vill jämföra en byggnads driftnetto med energiförbrukningen. Du exporterar då driftnetto-data från bokföringssystemet och energidata från Metry för att samköra dem i Power BI. Om du sen upptäcker ett fel i driftnettot så går du såklart inte in och ändrar det i Power BI, utan du ändrar det i bokföringssystemet. Och precis som med bokföringen, så ska Power BI inte vara den primära datakällan för energidata.

Gör bokföringen i bokföringssystemet och insamlingen i insamlingssystemet – och analysera i Power BI. Ganska självklart egentligen.

Lär dig mer i vårt webinar

Nu har du fått tre strategiska tips för att kunna lägga grunden för ert arbete i Power BI. Men vår guidning slutar såklart inte där! Webinaret vi höll tillsammans med Business Vision finns att se inspelat, och där dyker vi ner på detaljnivå och visar bland annat:

• Hur du importerar datan från Metry till Power BI
• Hur du kan strömma all framtida data från Metry till Power BI
• Hur du bygger en enkel dashboard för energiuppföljning
• Exempel på dashboards som andra fastighetsbolag har gjort

Se hela det inspelade webinaret här och lär dig mer om hur du kan använda Power BI för energiuppföljning!

Vi och Business Vision finns här om du behöver hjälp

Du som samlar in data med Metry har redan alla förutsättningar att följa upp er energianvändning i Power BI. Hör av dig till oss om du vill börja samla in din energidata med Metry, eller om du vill komplettera din befintliga insamling med till exempel undermätning, timvärden eller kostnadsdata.

Och om du behöver hjälp att komma igång med Power BI så kan du kontakta gänget på Business Vision. Med hjälp av deras expertis inom Microsofts dataplattform kan du enkelt analysera data och identifiera trender, så att ni kan bli mer proaktiva i ert beslutsfattande.